Ochrana osobních údajů (GDPR)

Tento dokument vysvětluje, jak organizátor pěvecké soutěže Supervoice Praha zpracovává osobní údaje účastníků, zákonných zástupců a dalších osob v souvislosti s registrací, platbou a organizací soutěže.

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je Larissa Sakvina, IČO: 23306696, se sídlem Lysinská 221/29, Modřany, 14300 Praha 4, Česká republika.

Kontaktní e-mail pro otázky k ochraně osobních údajů a pro uplatnění práv subjektu údajů je vocalaristudio@gmail.com.

2. Rozsah zpracování

V souvislosti se soutěží můžeme zpracovávat zejména tyto osobní údaje:

• identifikační údaje účastníka: jméno, příjmení, datum narození a věk,
• kontaktní údaje: e-mail, telefonní číslo, město,
• soutěžní údaje: informace o pěveckých zkušenostech, případný sociální odkaz, veřejný kód přihlášky, stav přihlášky a hodnocení,
• mediální soubory: fotografie účastníka, audio nahrávka zpěvu, název souboru, typ souboru, velikost souboru a technické údaje potřebné pro validaci,
• platební údaje: identifikátor platební relace, stav platby, částka, měna a údaje nutné pro spárování platby,
• údaje zákonného zástupce u nezletilých účastníků: jméno, e-mail, telefon a záznam o udělení souhlasu,
• technické a bezpečnostní údaje: IP adresa, čas odeslání formuláře, záznamy o souhlasech, provozní logy a auditní záznamy v administraci.

Organizátor nezpracovává celé číslo platební karty. Platební údaje karty zpracovává platební brána.

3. Účely a právní základy zpracování

Osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

• přijetí a administrace přihlášky, zařazení do soutěže, validace nahraných souborů a komunikace s účastníkem; právním základem je plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy,
• zpracování platby, evidence plateb a řešení reklamací; právním základem je plnění smlouvy a plnění právních povinností,
• posouzení nahrávky, hodnocení účastníka, rozhodování o postupu a organizace dalších kol soutěže; právním základem je plnění smlouvy a oprávněný zájem organizátora na řádném průběhu soutěže,
• zajištění souhlasu zákonného zástupce u nezletilých účastníků; právním základem je plnění smlouvy, plnění právních povinností a oprávněný zájem na ověření oprávněné účasti nezletilého,
• zasílání provozních e-mailů souvisejících s přihláškou, platbou a průběhem soutěže; právním základem je plnění smlouvy,
• ochrana práv, bezpečnost webu, prevence zneužití a vedení auditních záznamů; právním základem je oprávněný zájem organizátora,
• splnění účetních, daňových a dalších zákonných povinností; právním základem je plnění právní povinnosti.

Pokud by organizátor chtěl použít fotografii, audio nahrávku nebo záznam vystoupení pro veřejnou propagaci nad rámec nezbytné organizace soutěže, bude tak činit na základě souhlasu nebo jiného vhodného právního základu podle konkrétní situace.

4. Příjemci a zpracovatelé

Osobní údaje mohou být zpřístupněny osobám, které se podílejí na organizaci soutěže, administraci přihlášek, hodnocení a technickém provozu webu.

Pro provoz soutěže využíváme zejména tyto typy služeb:

• hosting a provoz webu,
• databázové a úložné služby,
• úložiště fotografií a audio nahrávek,
• platební bránu Stripe,
• e-mailovou službu pro odesílání potvrzení a organizačních zpráv,
• analytické nebo bezpečnostní nástroje, pokud jsou na webu zapnuté.

Konkrétní poskytovatelé mohou zpracovávat údaje pouze v rozsahu potřebném pro poskytnutí služby a podle smluvních nebo zákonných pravidel. Někteří poskytovatelé mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor; v takovém případě je předávání chráněno vhodnými právními mechanismy podle GDPR, například standardními smluvními doložkami.

5. Doba uchování

Údaje z přihlášky uchováváme po dobu nezbytnou pro organizaci soutěže, vyhodnocení, komunikaci s účastníky a ochranu práv organizátora. Údaje související s platbou, účetnictvím a daňovými povinnostmi uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy.

Fotografie a audio nahrávky uchováváme po dobu potřebnou pro posouzení a dokumentaci soutěže, nejdéle však po dobu nezbytnou k ochraně práv organizátora nebo po dobu, ke které byl udělen souhlas, pokud se uplatní.

Auditní a bezpečnostní záznamy uchováváme po dobu přiměřenou pro ochranu systému, řešení incidentů a doložení provedených administrátorských úkonů.

6. Nezletilí účastníci

U nezletilých účastníků zpracováváme také údaje zákonného zástupce a záznam o souhlasu. Tyto údaje používáme k ověření, že účast nezletilého probíhá se souhlasem osoby oprávněné za něj jednat.

7. Práva subjektu údajů

Máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo doplnění, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, máte právo souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na vocalaristudio@gmail.com. Organizátor odpoví bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtách stanovených GDPR.

8. Stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že dochází k porušení pravidel ochrany osobních údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web: www.uoou.cz.

9. Bezpečnost

Osobní údaje chráníme přiměřenými technickými a organizačními opatřeními. Přístup do administrace je omezen na oprávněné osoby a mutující administrátorské akce jsou evidovány. Nahrané mediální soubory jsou ukládány prostřednictvím technického úložiště a přístup k nim je omezen podle potřeb organizace soutěže.

10. Změny zásad

Tyto zásady mohou být aktualizovány zejména z důvodu změny právních předpisů, technického nastavení webu nebo způsobu organizace soutěže. Aktuální znění je vždy zveřejněno na webu.